KobiERP Yazılımı kullanacak kullanıcı için kullanıcı tanımlanmalıdır. Bu tanımlamayla kullanıcı için, kullanıcı kodu şifre ve kullanıcının yetki ve kısıtlamaları oluşturulur. Personel Tanımları ise çalışan personelin tanımlandığı alandır. Bu alanda personelin maaşı da tanımlanır. Personele verilen avanslar ve kalan maaş ödemeleri buradan takip edilir. Yetki ve kısıtlamalar ile bu işlemler muhasebe ve yönetici dışındaki diğer kullanıcılara gösterilmez.