Yazılımı kullanacak olan personel için yapılacak tanımlardır. Bu tanımlamayla kullanıcı için yetki ve kısıtlamalar oluşturulur. Sistem Yöneticisi tarafından tüm kullanıcılar için gerekli tanım alanları tanımlanmalı ve şirket içi konumuna göre yetkilendirilmelidir. Kullanıcının ulaşılmasının istenmediği menü alanları kapatır. Çalışabileceği şubeler sınırlandırılır. İşlem Yetkileri alanından modüllerde yetkisiz, silemez, ekleyemez, düzenleyemez alanlarından detaylı kısıtlama işlemi gerçekleştirilir.