Barkod hazırlanırken, ürün hakkında açıklama veya ürün kodu içermemesi gerekmektedir. Ürün hakkında sadece referans numarası bilgisi olması yeterlidir. Barkod üzerine girilen referans numarası ile ürün hakkında bilgiler bilgisayara işlenir. Referans numarası ürüne ait fiyat, stok miktarını içermez. O ürünü bilgisayara kaydeder ve kayıtlı olan ürün üzerine bilgiler eklenir. Bu sayede ürünün fiyatı, stok miktarı ve fiyatta yapılan değişikliklerin sadece bilgisayar üzerinden değiştirilmesi o ürünü güncellemeye yeterli hale gelir.
Barkod okuyucular tarafından barkod tarandığında sinyal bilgisayara gönderilir. Bilgisayara gönderilen sinyal sayesinde, bilgisayara kayıtlı olan ürün kasada görünür. Barkodun en büyük avantajı zaman ve maliyet kazancıdır. Çünkü ürünlerin fiyatları ürün üzerine yazılsaydı, ürünün fiyatı değiştikçe ambalajının da değişmesi gerekecekti. Bu da çok büyük maliyet kaybına neden olurdu.
Barkod üzerinde iki bölüm bulunur. Rakamlar ve çizgiler. Rakamlar bizim algılayabildiğimiz ve el ile giriş yapabildiğimiz, çizgiler ise makineler tarafından okunabilen kısımdır.