E-Dönüşüm Elektronik Fatura

E-Dönüşüm

E-Dönüşüm, kağıtlar üzerinde oluşturulan hukuki nitelikli belgelerin zamanla elektronik ortamda oluşturulmaya başlaması sürecine verilen addır.

E-Dönüşüm Nedir?

E-Dönüşüm 15.01.2004 tarihinde 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu ve zaman damgası düzenlemeleri ile başlayan, kayıtlı elektronik posta (KEP), e-tebligat, e-yazışma, e-fatura, e-arşiv fatura, e-defter, e-beyanname, e-bildirge, e-devlet kapısı ve yeni başlayan e-kimlik uygulamaları ile kamu ve özel sektörde hızla yaygınlaşan uygulamalara verilen genel addır.

Bir başka tanımla E-Dönüşüm, kağıtlar üzerinde oluşturulan hukuki nitelikli belgelerin zamanla elektronik ortamda oluşturulmaya başlaması sürecine verilen addır.

E-Yaz Yazılım, Kobi ERP ürünü e-fatura, e-arşiv ve e-defter uygulamalarını izibiz entegrasyonu ile başlatmış ve e-dönüşüm sürecinde müşterilerine en iyi çözümleri sunmuştur.

Şimdi e-dönüşüm sürecinin en önemli ayaklarından birisi olan E-Fatura Yönetmeliği hakkında bilinmesi gerekenlere bir göz atalım.

E-Fatura Hakkında

Türkiye’de 397 sıra no.lu Vergi Usül Kanunu (VUK) ile hayata geçirilen ve 5 Mart 2010 tarihinden itibaren uygulamada olan elektronik fatura, veri formatı ve standardı Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen, satıcı ve alıcı arasındaki iletiminin merkezi bir platform olan Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) üzerinden gerçekleştirilen elektronik bir belgedir. Vergi Usül Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu’na göre, tutulması zorunlu olan faturaların elektronik ortamda; oluşturulmasını, kaydedilmesini, saklanmasını ve ibraz edilmesini sağlayan sistemin genel adıdır. Elektronik Fatura yeni bir belge türü olmayıp, kâğıt fatura ile aynı niteliklere (hukuki açıdan) sahiptir.

E-Fatura Uygulamasının Amacı

E-Dönüşümde, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yönetilen e-fatura uygulamasında amaç tek format ve standarda göre satıcı ve alıcı arasında güvenli, zaman ve maliyet tasarrufu sağlayan bir sistem oluşturmaktır. Bunun için Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından açık kaynak bir standart olan XML tabanlı ticari hayatın tüm süreçlerini içerecek etiketlemelere sahip olan uluslararası bir standart olan UBL-TR benimsenmiştir.

E-Fatura Uygulamasından yararlanan kullanıcılar;

Sistemde kayıtlı kullanıcılara e-Fatura gönderebilir,
Sistemde kayıtlı kullanıcılardan e-Fatura alabilir,
Gönderilen veya alınan e-Faturalarını bilgisayarlarına indirerek elektronik ortamda muhafaza ve istendiğinde ibraz edebilirler.

E-Fatura Uygulamasının Teknik Mimarisi

Elektronik Fatura Uygulaması, sistem üzerinde önceden tanımlanmış olan kullanıcıların belirlenen standartlara uygun elektronik belgeleri, gönderen taraftan alıcı tarafa iletimini sağlayan mesajlaşmayı ifade etmektedir.

Teknik tasarımı itibari ile;

E-Dönüşüm Elektronik Fatura E-Fatura Uygulamasının Teknik Mimarisi

Mesajların taraflar arasında dolaşımını sağlamak amacı ile oluşturulan sistem içerisinde, herhangi bir arayüz (panel, form vb.) bulunmamaktadır. Diğer bir ifade ile elektronik fatura uygulamasının taraflar arasında kullanımı tamamı ile uygun yazılım Entegrasyonlarının oluşturulması ile gerçekleştirilmektedir. Bu şekilde oluşturulacak çözümler için E-Yaz Kobi ERP Program Çözümünün uyarlanması şeklinde olabileceği gibi yine bu konuda geliştirilecek bazı yazılım çözümlerinin de geliştirilmesi mümkündür.

E-Ticarette E-Fatura Zorunluluğu

Modern zamanda internet gidişinin büyümesiyle, e-ticaret de daha fazla önem kazanmaya başladı. Bu büyüme, beraberinde cirosu 5 milyon TL üzeri olan sitelere e-arşiv ve e-fatura uygulamasına geçilmesi yükümlülüğünü getirdi.

Elektronik Fatura uygulaması kullanıcılar için daha güvenli bir ortam sağlar. Çünkü faturalar daha güvenilir bir yoldan ulaşmış olduğu için sahte fatura gibi olumsuz ve riskli durumların önüne geçilerek müşterinin mağduriyeti önlenmiş olur.

Elektronik Fatura kâğıt fatura zorunluluğunu ortadan kaldırdığı için oldukça ciddi bir bütçe avantajı yaratır. Aynı zamanda doğa ve çevre dostu bir yöntemdir.

– Elektronik Fatura uygulaması sayesinde tüm alışveriş işlemlerinin takibi önemli ölçüde kolaylaşır. Vergi kaçırma gibi ciddi risk yaratan durumların önüne geçilir. Bu sayede hem işletmeler hem de devlet avantaj sağlar.

– E-faturalar şayet müşteriler talep ederse müşterilerin e-posta adresine gönderilebilir. E-faturalar iki taraf için de yasal anlamda geçerli belgelerdir.

– Eğer E-Ticaret siteniz teknik problemler yaşıyorsa ve e-fatura satış anında oluşturulamıyorsa, en geç 24 saat içerisinde oluşturulmak zorundadır. E-ticaret dünyasında yasal kurallara uymak ekstra önem taşır.

– Müşteriniz ürün iadesi yapmak istiyorsa, kendilerine iletilen e-fatura çıktısını alıp doldurmalılar. Ardından ürün ile birlikte ürün satın alınan firmaya göndererek iade işlemini tamamlamanıza yardımcı olmalılar.

– E-faturanızın üzerinde mutlaka ”Bu satış internet üzerinden yapılmıştır” ibaresi yer almalıdır.

– E-faturalar üzerinde satılan ürün ya da hizmetin gönderildiği tarih mutlaka yer almalıdır. Aynı şekilde ödeme biçimi, ödeme tarihi ve e-ticaret sitenizin ismi gibi bilgilere de yer verilmesi büyük önem taşır.

E-Dönüşüm | İhracatta E-Fatura

İhracat faturalarının Elektronik Fatura olarak düzenlenmesi Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yapılan tebliğ değişikliği ile hayata geçmiştir. Bu olayda Elektronik Fatura mükellefleri ihracat faturalarını da tebliğde belirtilen esaslar çerçevesinden Elektronik Fatura olarak düzenlemek zorundadırlar.

İhracat işlemleri kapsamında mükellef tarafından GİB’e gönderilen E-Faturalar anında şema ve şematron (E-fatura sistemine geçiş yapan şirketler (mükellefler) arasında ortak bir bilgi standartı sağlamak amacıyla belirlenmiştir) kontrollerinden geçildikten sonra E-Faturanın aldığını içeren sistem yanıtı ve Gümrük ve Ticaret Bakanlığına ileteceği mükellefe Elektronik Fatura sistemi üzerinden iletilecek. E-Fatura içeriğindeki temel bilgileri veri tabanına kaydedilecek ve Elektronik Fatura GTB’ye iletilecek. Gümrük sistemine alınan fatura için, Gümrük ve Ticaret Bakanlığı sistemi tarafından 23 haneli bir referans numarası üretilecek ve üretilen referans numarasını ayrı bir portal üzerinden Gümrük Çıkış Beyannameleri hazırlayacak mükellefin erişimine sunulacak.

GTB birimlerince e-faturada herhangi bir hata tespit edilmediği takdirde GÇB tescil işlemi tamamlandıktan ve ihraç edilen malların yurt dışı çıkış işlemleri tamamlandıktan sonra mükellefler GTB Portalı üzerinden kabul yanıtını (içerisinde GÇB bilgisi ve intaç tarihini de barındırır) verecektir.

Elektronik Fatura uygulaması sayesinde tüm alışveriş işlemlerinin takibi önemli ölçüde kolaylaşır. Vergi kaçırma gibi ciddi risk yaratan durumların önüne geçilir. Bu sayede hem işletmeler hem de devlet avantaj sağlar.
E-faturalar şayet müşteriler talep ederse müşterilerin e-posta adresine gönderilebilir. E-faturalar iki taraf için de yasal anlamda geçerli belgelerdir.
Eğer e-ticaret siteniz teknik problemler yaşıyorsa ve e-fatura satış anında oluşturulamıyorsa, en geç 24 saat içerisinde oluşturulmak zorundadır. E-ticaret dünyasında yasal kurallara uymak ekstra önem taşır.
Müşteriniz ürün iadesi yapmak istiyorsa, kendilerine iletilen e-fatura çıktısını alıp doldurmalılardır. Ardından ürün ile birlikte ürün satın alınan firmaya göndererek iade işlemini tamamlamanıza yardımcı olmalılar.
E-faturanızın üzerinde mutlaka ”Bu satış internet üzerinden yapılmıştır” ibaresi yer almalıdır.
E-faturalar üzerinde satılan ürün ya da hizmetin gönderildiği tarih mutlaka yer almalıdır. Aynı şekilde ödeme biçimi, ödeme tarihi ve e-ticaret sitenizin ismi gibi bilgilere de yer verilmesi büyük önem taşır.