Kalite Yönetimi

Kalite Yönetimi, kaliteyi sağlayacak şekilde, ilgili işlemleri organize ederek yönlendiren prosedür ve sistemi planlama, örgütleme, izleme ve kaydetme süresi boyunca gerçekleşen aşamaların kontrolüdür. Kalite ise bütçe ve iş programı, işlev, uyum, halk onayı gibi projeye ait tüm gereksinimlerin yerine getirilmesidir.

Kalite yönetim sistemleri, bir kuruluş içerisinde hedeflenen kalitenin gerçekleşmesi için planlı ve stratejik bir şekilde sürdürülen faaliyetlerin tamamıdır. Müşteri memnuniyeti ve sürekli iyileştirme olarak özetlenebilir. Sistemin sağlıklı şekilde işlemesini ve her an rapor oluşturabilmeyi sağlamaktadır. Kalite yönetim sistemi, müşterinin beklentisini aşmayı ve ekip halinde çalışmayı hedeflemektedir. Müşterinin talepleri doğrultusunda şekillenen kaliteye öncelik verilecek şekilde oluşturulan aynı zamanda yönetimin de kalitesini ve verimliliğini artırmayı amaçlayan bir yazılımdır. Müşteri merkezli olarak geliştirilir ve daima gelişme süreci içerisinde bulunur.

Kalite Yönetim Sistemi

Kalite öncülerinden biri olan Juran, kalite yönetim sistemini 3 aşamada anlatmaktadır. Bu 3 aşamaya Juran’ın Kalite Üçlemesi adı verilmektedir. 3 aşama şu şekildedir: kalite planlama, kalite kontrol ve kalite geliştirme. Bu 3 temel aşama ve unsur kalite yönetim sistemi kurmak için gerekli olan temel yapılardır.

Kalite Geliştirme

Kalite planlaması içerisinde çözüm bulduğunuz soruların yanıtlarını faaliyete koymanız için oluşturulan bir adımdır. Ortaya çıkan çözümler kurum kültürüne dönüştürülmelidir. Aynı zamanda bu süreç içerisinde sürekli iyileştirme anlayışı benimsenmelidir.

Kalite Planlama

Kalite yönetim sistemi kurmak için ilk yapılması gereken planlamadır. Planlama içerisine dahil olacak unsurlar şunlardır: Müşterileriniz kimler? Müşterilerinizin ve çalışanlarınız istek ve beklentileri neler? İstekleri ve beklentileri tamamlamak için nasıl bir sistem, ürün ya da hizmet tasarlamanız gerekir? Kalite politikalarınız, hedef ve amaçlarınız neler? En az maliyet ile en iyisini ortaya koymak için neler yapmalısınız? Süreç içerisindeki adımlarınızın planlaması nasıl olacak?

Kalite Kontrol

Bu süreç içerisinde performans standartları belirlenir ve ölçüm yapılır. İstenilen performans elde edilemiyor ise düzeltici faaliyetler ile önlemler alınır.

Kalite yönetim sistemi içerisinde 3 önemli konu bulunmaktadır. Kalite kontrol, kalite güvencesi ve sürekli iyileştirme.

Kalite Kontrol

Kalite kontrol, ürün ya da hizmetlerin belirlenen standartlara ve gereksinimlere uygunluğunu denetlemek için gerçekleştirilen doğrulama faaliyetleri ile bu faaliyetler sırasında kullanılan yöntem ve araçların bütünüdür. Ürün ve hizmetlerin, sahiplerine ulaştırılmadan önce beklentileri karşılayıp karşılamayacağını uygun yöntemlerle inceleyip test eden ve yetersizliklerin önlenmesini amaçlayan uygulamadır. Buradaki amaç, kalitenin sürekli denetim altında tutulmasıdır.

Kalite Güvence

Kalite Güvencesi, toplam kalite uygulamalarının önemli bir parçasıdır. Kalite güvencesi, müşteri beklentilerini tam olarak karşılayacak kalitede ürün veya hizmetlerin üretilmesini sağlamaya yönelik olarak gerçekleştirilen planlı faaliyetler bütünüdür. Kalite güvence uygulamaları, ürün veya hizmetlerde standarttan sapmaların nedenini belirlemek ve süreç için bir standart oluşturmayı sağlamak üzere kullanılır. Kalite planlaması ve hata önleme yaklaşımlarını içerir. Bu sayede kuruluş içerisindeki tüm süreçler bütün olarak ele alınır ve kalitenin sürekliliği ve iyileştirilmesi sağlanır.

Sürekli İyileştirme

Müşteri beklentilerinin ve rekabetin artmasıyla birlikte kalite yönetim anlayışı sürekli değişmektedir. Bu doğrultuda daha iyiye gitmeyi amaçlayan sistemleri iyileştirmelerin planlanması gerekmektedir. Kalitenin iyileştirilmesi ürün ve hizmetlerdeki hataların en aza indirilmesini ve bu ürünlerin daha iyi bir kalite düzeyine ulaşmasını sağlamaktadır. Aynı zamanda işletmelerin rekabet güçleri sürekli iyileştirme ve kalite geliştirme çabalarıyla orantılı olarak artmaktadır.

Kalite Yönetim Sistemi Ne İşe Yarar?

Kuruluşun daha iyi yönetilmesini sağlar.
Çalışanların kaliteye ortak olmalarına olanak verir.
Müşteri (CRM) isteklerinin daha doğru anlaşılmasını ve memnuniyetin armasını sağlar
Kalitesizlik sonucu oluşan kayıpları azaltır.
Sürekli iyileştirme için bir alt yapı oluşturur.
Rekabet ortamını güçlendirir.

Ürün kalitesinin sürekliliğini sağlar.
Müşteriyi etkileyen faaliyetleri izlemeyi ve kontrolünü sağlar.
Kuruluş içerisindeki çalışanların iletişimini arttırır.
Kurumsallaşma için önemli bir adımdır.
Ulusal ve uluslararası düzeyde kabul görmeyi sağlar.

ISO 9001 Kalite Yönetimi Sistemi

ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi’nin standart kapsamında temel olarak şu başlıklar bulunmaktadır:

Kalite Yönetim Sistemi
Yönetim Sorumluluğu
Kaynak Yönetimi

Ürün Gerçekleştirme
Ölçme, analiz ve iyileştirme

ISO 9001 standardı, kuruluşa ait ürünün tasarımı ve üretimi konusunda yeterli olduğunun gösterilmesi gereken durumlarda kullanılan kalite koşullarını göstermektedir. Bu koşulların ürünün talebinden başlayarak satış zamanına kadar her aşamada kontrol edilerek uygunsuzlukların önlenmesi ve müşteri memnuniyetinin sağlamasına yöneliktir.

ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi’ni kuran bir kuruluş, kalite politikasını belirlemiş, hedeflerini açıklamış, kalite konusunda yapacaklarını tespit etmiş ve dokümantasyon yapmış olmalıdır.

Kalite Yönetim Sistemi

Kalite Yönetim Sistemi, genel koşulları ve dokümantasyon koşullarını içermektedir.

Yönetim Sorumluluğu

Yönetim Sorumluluğu, ürün veya hizmet sırasında kaliteyi etkileyen faaliyetleri yöneten, uygulayan ve doğrulayan çalışanlara ait sorumlulukları belirlemeye yöneliktir.

Kaynak Yönetimi

Kaynak Yönetimi konusunda insan kaynakları, kuruluş, çalışma ortamı bakımından bütün kaynak ihtiyaçlarını tespit etmiş ve bu ihtiyaçlara uygun kaynağı sağlamış olmalıdır.

Ürün Gerçekleştirme

Ürün Gerçekleştirme, üretimin planlanması, müşteri ile ilişkilerin belirlenmesi, tasarım ve geliştirme çalışmaları, satın alma faaliyetleri gibi ürüne ait hizmetleri oluşturan çalışmaların tamamını ifade etmektedir.

Ölçme, Analiz ve İyileştirme

Ölçme, analiz ve iyileştirme kuruluşa ait her aşamada ölçülebilir değerlerin gözlenmesi, incelenmesi ve uygun olmayan ürünlerin kontrol edilmesi ve iyileştirilmesi gibi faaliyetleri içermektedir.

Kalite Yönetimi | Kalite El Kitabı Nedir?

Kalite Yönetim Sisteminin en üst düzey, birincil dokümanıdır. İçerisinde kuruluşa ait tanıtıcı temel bilgiler, müşterilere karşı temel taahhütler, kalite yönetim sistemi ile ilgi temel bilgiler bulunmaktadır. Kuruluş bu dokümanı kendine özel hazırlaması gerekmektedir. ISO 9001 Standardının maddeleri baz alınarak hazırlanır. Doküman içerisinde bulunması gereken başlıklar şu şekildedir:

Kalite Yönetim Sisteminin standart maddelerinin nasıl karşılandığı açıklanmalıdır.
Kurumun yapısını anlatan organizasyon şemalarına yer verilmelidir.
Diğer ISO 9001 dokümanları gibi Kalite El Kitabı da hazırlayan ve onaylan tarafından imzalanarak yayımlanmalıdır.
Kuruluşa ait tanıtımlar ve iletişim bilgilerine yer verilmelidir.
ISO 9001 standardının hariç tutulan maddeleri varsa belirtilmelidir.

ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi Prensipleri

Uluslararası Standartlar Organizasyonu (ISO) tarafından belirlenen ISO 9001 Kalite Yönetim Standardı birçok Avrupa ülkesi tarafından kullanılmaktadır. Temelinde sekiz kalite standardı bulunmaktadır.

Kalite Yönetimi | Müşteri Odaklılık:

Bütün kuruluşlar faaliyetlerini müşteri odaklı olarak yürütmelidir. Müşterilerin gereksinimleri iyi anlaşılmalı ve ürün/hizmet üretimi müşterinin beklentisi doğrultusunda gerçekleşmelidir.

Liderlik:

Lider, çalışanları hedeflere ulaşmak için etkileyecek olan kişidir. Çalışanları motive etmek ve kuruluşun hedeflere ulaşmasında en etkili rolü üstlenir. Amaçları ve izlenecek olan yolu belirler.

Çalışanların Katılımı:

Çalışanların seviyesine bakılmaksızın her çalışan kuruluş için bir değerdir. Bu nedenle çalışanlardan katılım göstermeleri beklenmektedir.

Proses Yaklaşımı:

Sonuca ulaşma aşamasında kaynaklar ve hedefler doğru olarak yönetilmelidir. Bunun için PUKÖ döngüsü kullanılmaktadır. Planla, Uygula, Kontrol Et, Ölçümle.

Yönetimde Sistem Yaklaşımı:

İlişkili olan süreçler, bir sistem olarak düşünülmeli ve öyle ilerlenmelidir. Bu şekilde süreçler daha kolay anlaşılır. Ayrıca kuruluşun etkinliği ve verimliliği de artar.

Sürekli İyileştirme:

Kalite Yönetim Sisteminin en temel özelliğidir. Kuruluş bu özelliği sadece belge almak için değil, hedef olarak da benimsemesi gerekmektedir.

Karar Vermede Gerçekçi Yaklaşım:

Faaliyetler sonucu elde edilen bütün verileri kullanarak analiz etmek gerekir. Analizler sonucunda da gerçekçi karar verme işlemi gerçekleştirilir.

Karşılıklı Çıkara Dayanan Tedarikçi İlişkileri:

Kuruluşlar iş yaptıkları diğer firmalardan bağımsız değildir. Ancak aralarında bir çıkar ilişkisi bulunmaktadır. Bu nedenle iki tarafta birbirine artı değer katmak zorundadır.

ISO 9001 Kalite Yönetimi Sistemi’nin Faydaları Nelerdir?

Müşteri ilişkilerine odaklanıldığı için müşteri şikâyeti azalır, memnuniyet ve bağımlılık artar.
Müşteri istekleri ve beklentileri ön planda tutulduğu için daha iyi ürün hazırlanır.
İstekler sonucunda ürün oluştuğu için işlem maliyeti azaltılır.
Kalitesizlik sorunları en aza indirgenir.
Faaliyetlerin daha iyi planlanması ile etkin bir yönetim sağlanmış olur.

Bu sayede kuruluş işletmesini daha kesin kontrol altına alır.
Sistematik olarak çözüm sağlandığı için, işletme içerisinde devamlı bir gelişme söz konusudur.
Çalışanlar faaliyetlere katılır ve kuruluşa destek olur.
Her alanda sürekli iyileşme söz konusu olmaktadır.
Bölümler arası problemler sistematik olarak çözümlenir ve verimlilik artar.
Kuruluşun kalite imajı artar.

ISO 9001 Standardını Kimler Kullanabilir?

Gerekli koşulları sağlamış olan tüm kuruluşlar tarafından kullanılabilir. Kuruluşlara ait büyüklük, ürün veya hizmet üretimi gibi koşullar dikkate alınmaz. Bu nedenle sürekli bir iyileşmeyi amaç edinen ve etkin bir Kalite Yönetim Sistemi oluşturmak isteyen kuruluşlar tarafından kullanılabilmektedir.

Kalite Yönetimi ve ERP Yazılımı

Kalite Yönetimi ERP Yazılımı bileşenlerinden biridir. E-Yaz Yazılım Kalite Yönetimi bileşeni sayesinde kalite için gerekli olan bütün takipleri ve kontrolleri sırasıyla izleyebilir, raporlar ve yönetebilirsiniz.

Kalite sisteminin devreye girmesi ile kalite standartlarına aykırı işlemlerin sistem tarafından takip edilmesini sağlayabilirsiniz. Takip etme işlemini sağlayabildiğiniz gibi reddedilmesini de sağlayabilir, reddedilen işlemler ile ilgili hata düzeltici çalışmaları yapabilirsiniz. Kalite sistemi bir işletmenin genellikle üretim, depo, stok, ar-ge ve sevkiyat ile ilgili operasyonların da kullanılmaktadır.