Satın Alma Yönetimi, bir işletmenin ihtiyacı olan hammadde, yarı mamul, mamul, malzeme ve/veya hizmetlerin seçilen en doğru tedarikçiden istenen sürede ve kalitede, en uygun fiyata temin edilmesini sağlayacak çalışmaların tümüdür.
Günümüzde işletmeler ürün veya hizmetlerini, müşterilerin istek ve ihtiyaçları doğrultusunda, artan rekabet şartlarına göre oluşturmalıdır. Bir işletmenin, rakip işletmelerden kalite ve fiyatta daha iyi olabilmesi için, rekabet stratejileri geliştirmesi zorunlu hale gelmiştir.
Bu stratejinin en önemli ayaklarından birisi de Satın Alma Yönetimidir. Satın Alma Yönetimi, müşterinin ürün ve/veya hizmetle ilgili beklentilerinin tedarikçi ayağını ilgilendiren alanlardaki kısmının yönetilmesidir.
Bir İşletmenin Satın Alma Bölümü hem tedarikçi hem de müşteri ilişkilerini dikkate alır. Kalite, zaman ve maliyet satın alma yapılırken yönetilmesi gereken önemli unsurlar olarak karşımıza çıkar. Kaliteyi istediğimiz zaman da ve fiyatta bize temin edecek Tedarikçi seçimi Satın Alma Yönetiminde en önemli karardır.
Satın alınacak ürün veya hizmetin Temin süresinin uzaması, kaliteli ve uygun fiyatlı olsa da işletme de ürün ile ilgili teslim süresini aksatacağından ciddi sıkıntılara sebep olabilecektir. Bu yüzden satın alma bölümü, tedarikçiler ile ilgili çok ciddi Pazar araştırması yapmalı, doğru tedarikçileri bulmalıdır.
Tedarik edilecek ürün ve/veya hizmetin kalitesinin yetersiz olması müşteri memnuniyeti başta olmak üzere birçok konu da işletme açısından daha farklı maliyetlerin ve sıkıntıların devreye girmesine sebep olacaktır. Bu durum alınan ürün ve hizmetlerin kalite kriterlerini karşılayıp karşılamadığını belirleyen Kalite kontrolünün mutlaka yapılması gerektirir.
Ürün veya hizmetin tedarik süresi ve kalitesi işletme için yeterli olabilir, ancak fiyatı yüksek kalırsa rakipler ile fiyat konusundan rekabet etmek mümkün olmayacaktır. Müşteri aynı kalitedeki ürün veya hizmeti daha iyi fiyata başka bir yerden temin edebiliyorsa sizi tercih etmeyecektir. Bu sebeple fiyat satın alma bölümü için en önemli başlıklardan birisidir.
Karar kılınan tedarikçiler ile taahhüt edilenlerin dışına çıkmamak adına cezai yaptırımları da içerecek hukuki sözleşmeler yapılmalıdır. Sözleşme yapılmaz ise Tedarikçi taahhüt ettiklerinin dışına çıkabilir ve işletmeyi olumsuz etkileyecek sonuçlara sebep olabilir.
Bunun la birlikte aynı ürün ve/veya hizmeti satın alabilecek alternatif tedarikçiler ile de sürekli iletişim için de olmalıdır. Çünkü alternatifsiz bir tedarikçi ile çalışmakta ciddi problemlere sebep olabilir.
Satın alma bölümü anlaştığı tedarikçi performansını sürekli izlemelidir. Performansın düşmesi durumunda tedarikçi hemen uyarılmalıdır. Bu durum süreklilik göstermeye başlarsa sözleşme devreye sokulmalı ve alternatif tedarikçiler ile iletişime geçmelidir.
Satın Alma Bölümü işletmeye ait diğer bölümler ile ilişkilidir. Bu sebeple diğer birimlerin bu bölüm ile sürekli iletişim halinde olması ve bilgi akışının aksamaması gerekir. Bu departmanındaki aksama diğer birimleri de olumsuz olarak etkileyeceği için, süreç sekteye uğrayacaktır. Bu durumda işletmenin zor duruma düşmesine yol açacaktır. Başarılı bir işletme bütün bölümlerin birbirleriyle iletişim halinde olduğu ve uyumlu çalıştığı işletmelerdir.
Satın Alma faaliyetleri, organizasyonun karına doğrudan etki eder. Bu yüzden yönetim, bu departmanının çalışmalarını yakından takip eder. Satın Alma birimi istenen raporları oluşturur ve yönetime iletir. ERP Yazılımı kullanan organizasyonlarda bu raporlar işlenen veriler ile otomatik olarak oluşur. Böylece yönetimde anlık olarak bu raporlara ulaşabilir. Satın alma birimindeki faaliyet maliyetlerini düşürebilmek için çalışanların deneyimlerini ve yeteneklerini sürekli geliştirmeleri gerekir.
Pazarlama ve Satış departmanı satış tahminlerini, siparişlerini ve taleplerini satın alma departmanıyla paylaşmak durumundadır. Çünkü satış ile satın alma da ki uyumsuzluklar ciddi aksamalara sebep olabilir. Satış ve Pazarlama biriminin satın alma ile paylaştığı bu bilgiler, satın alma biriminin daha iyi planlama yapmasına, ürün ve/veya hizmetleri doğru zamanda, doğru miktarda ve fiyatta almasına yardımcı olur.
Düşük fiyatlı alınan ürün ve/veya hizmet Satış biriminin rekabet şansını ve karlılığını artırır.
Satın Alma Birimi üretim için gereken malzeme, ürün ve hizmetleri en düşük fiyata ve optimum miktarda temin etmeye çalışır. Üretim bitimi ise ürünün kaliteli olmasını ve üretim için gerekli olan girdilerin bol olmasını ister. Bu durum üretim ile satın almanın birbirlerine ile daha fazla bilgi akışında bulunmasını gerektirir. İki birimin de tatmin olacağı ortak noktanın bulunması kolay değildir.
Üretim Planlamada bir aksaklık yaşamaması için Satın Alma birimini doğru zaman da mutlaka bilgilendirmelidir. Aksi takdir de satın alma araştırmasını yapacak en uygun fiyata en kaliteli ürün ve/veya hizmeti almak için gerekli olan planlama ve çalışmayı yapamaz. Satın Alma birimi de üretim planına uygun bir alım yapamayacak ise üretim birimini bilgilendirmesi gerekir. Üretim planına uygun satın alma yapılamaması bütün işletmenin taahhütlerini ve maliyetlerini olumsuz etkiler.
Kalite Kontrol Departmanı kalite kriterlerine uyan, satın alınacak ürün ve/veya hizmete ait özelliklerini satın alma birimine bildirmelidir.. Satın alma birimi de bu kriterlere uyan ürün ve/veya hizmet ile ilgili pazar araştırması yapmalı, istenen özellikleri tedarikçiye aktarmalıdır. Tedarikçi ile bu özellikleri karşılayacak ürün ve/veya hizmet vereceğini taahhüt eden sözleşme yapmalıdır. Gerekirse tedarikçiler kalite kontrol birimindeki personel ile birlikte ziyaret edilmeli ve tedarikçi seçiminde yardımcı olması sağlanmalıdır.
Gerekenden fazla veya az alınan ürün ve hizmetin işletmenin verimli çalışmasını olumsuz olarak etkiler. Fazla ürün alımı ile stok tutma ve taşıma maliyetlerini devreye sokar. Ürün veya hizmetin eksik olması ise üretimin ve müşteriye verilen taahhütlerin aksamasına sebep olur. Bu sebeple Stok Kontrol ve Lojistik departmanı birbiriyle sürekli ilişki için de olmalıdır. Satın alma, stok devir hızlarını, bulunması gereken minimum ve optimum stok miktarını bilmeli satın alma sürecini buna göre planlamalı ve yapmalıdır. bu bilgiler Stok Kontrol ve Lojistik Departmanı tarafından sürekli güncellenmeli ve satın alma ile paylaşılmalıdır.
Satın Alma süreçlerinin sürekli doğru şekilde yönetilebilmesi için, finansmanın yeterli olması gerekir. Bu denge bozulursa bütün planlamalar olumsuz etkilenir. Planların aksaması iş akışını da olumsuz etkiler. Bu yüzden bu iki departman iletişim ve bilgi akışını zamanın da ve eksiksiz yapmalıdır.
Programlama Dilleri